Como cada año, repasamos las tendencias en eventos 2018.
Tomamos como referencia el estudio del Global Meetings and Events Forecast publicado por American Express Meetings & Events. Y extraemos la siguiente información sobre tendencias para este año.
Sobre la localización del evento
El 49% de los consultados en Norte América y el 26% de Europa coinciden en la importancia de llegar al venue del evento de forma fácil. Vuelos directos, evitando múltiples escalas y acortando los tiempos de espera.
La proximidad es otro factor clave en este sentido. Los organizadores de eventos buscan minimizar los costes de traslado y el tiempo para sus asistentes. Destacan que el lugar de las reuniones debe ser accesible para diferentes medios de transporte, como el tren o el avión.
Y si el traslado al lugar del evento importa, la seguridad del destino también. Para regiones como Centro América y América del Sur o Asia, entre otros, la estabilidad política y económica son factores prioritarios.
Tendencias en la gestión de los eventos
Está claro que dentro de la organización de un evento hay una parte muy importante de promoción de la propia compañía organizadora, de sus productos y servicios. La inversión de puesta en marcha y realización de un evento es alta, por lo tanto, el retorno debe estar ligado. Mientras esto se cumpla, las reuniones seguirán siendo parte fundamental de la estrategía de comunicación y marketing de una compañía.
Por otro lado, evaluar la efectividad de la organización de un evento todavía sigue siendo una asignatura pendiente. Muchas compañías así lo afirman y buscan la posibilidad de establecer programas de evaluación comunes que permitan analizar diferentes kpis. Según Milton Rivera- Vice President, Global Business Development and Strategy, American Express Meetings & Events – sugiere la opción de aislar hitos. Evaluar cada edición de una reunión, establecer patrones y poder compararlos con otras compañias.
Políticas y adquisiciones
Si hablamos de datos más generales, los eventos corporativos son los más sencillos de aprobar y por lo tanto, llevar a cabo. Tanto para Asia, Europa, América Central y del Sur, las reuniones de empresa, de ventas o marketing son las más fáciles de poner en marcha.
Los organizadores de eventos buscan también alianzas. Acuerdos entre proveedores, organizadores y compañías serán cruciales para proporcionar las mejores experiencias y garantizar resultados.
Asimismo, el uso de tecnología en los eventos se implanta en todo tipo de encuentros, incluso en conferencias pequeñas. Facilitando así tanto la labor del organizador como la asistencia planificada del que acude.
Aplicaciones móviles
Las aplicaciones móviles para congresos no es algo nuevo. Hace unos años que se vienen incorporando en los eventos, y se prevee que en este 2018 la demanda siga creciendo. Los beneficios de utilizar este tipo de tecnología son varios. Reducción de material impreso, agenda actualizada en cualquier momento y encuestas. Las aplicaciones son ya un “must have” para cualquier congreso: potencian el engagement, la comunicación entre asistentes y facilitan el networking. Y a esto sumamos que, los organizadores pueden ponerse en contacto con los usarios para avisar de cambios de última hora.
Experiencia de usuario
Los eventos virtuales y los híbridos cobran protagonismo. Gracias a la tecnología, los asistentes pueden formar parte sin tener que desplazarse.
Los asistentes también buscan la creatividad en los eventos. Formar parte de ellos de forma activa y sentirse impresionados.