El organizador de eventos es la persona encargada de negociar y coordinar cualquier tipo de evento.
Desde eventos corporativos y empresariales, a ferias, exhibiciones, conferencias, congresos y convenciones, entre otros. Por tanto, el event planner es una persona multidisciplinar con una gran capacidad de adaptación y escucha. Este profesional de los eventos se mueve en un sector complejo ya que cada proyecto es único, tiene unas necesidades diferentes y hay que enfocar los esfuerzos adaptándolos a sus particularidades.
Sin duda, no es tarea fácil.
Aunque no hay una fórmula maestra, ni unas pautas determinadas a seguir para que todos los eventos que se organicen sean un éxito rotundo, sí hay unas cualidades comunes que identifican a un buen organizador de eventos. ¿Te identificas con ellas?
1) Inconformista
Persona muy activa que no se conforma con cualquier cosa. Busca siempre el espacio más indicado para la ocasión, cómodo y a la vez sorprendente. El mejor catering, la mejor puesta en escena y en resumen, busca y encuentra la mejor opción.
2) Paciente
A lo largo del proceso de organización de un evento surgen imprevistos, no todo llega en las fechas establecidas y a menudo se trabaja bajo presión. Ante este gran reto, tener una ración extra de paciencia ayuda mucho a que el proyecto salga bien.
3) Organizado
Para que un evento sea un éxito, la anticipación y correcta gestión del tiempo es vital. Un evento requiere coordinar muchos sectores y perfiles profesionales o personas diferentes. Por lo que si un event planner no es un maestro del orden, la planificación y la organización, poco tiene que hacer en este sector.
4) Innovador
Un buen organizador de eventos del siglo XXI no da la espalda a la tecnología en su evento, si no que la hace partícipe de su éxito. Hoy en día resulta imprescindible y un elemento diferenciador que dejará un recuerdo satisfactorio del evento.
Por ejemplo, con una app para eventos el organizador agiliza el flujo de información con los asistentes. Puede colgar el programa, los lugares de interés, las sesiones y ponentes, crear una agenda de reuniones y muchas más opciones que sin duda facilitarán la organización del evento. Y por supuesto, puede personalizar toda la aplicación a su gusto para conseguir un resultado único.
Sin olvidar también que desde el punto de vista de los asistentes, la tecnología para eventos ayuda a generar expectación y logra sorprender. Gracias al chat entre asistentes, las encuestas de opinión o las votaciones se favorece el networking y la participación.
5) Tecnólogo
Un organizador de eventos debe estar familiarizado con las nuevas tecnologías.
No se trata de ser un experto en hologramas o en drones, pero al menos deberá sentirse cómodo usando las nuevas tecnologías y apps disponibles para comunicarse.
6) Don de gentes
Transmitir optimismo y ser una persona sonriente es una buena característica de un event planner. Al final, también es parte de la imagen del evento 😉
7) Detallista
Un buen organizador de eventos cuida los detalles. Supervisa las necesidades que puedan tener los asistentes antes y durante la celebración del evento. También tiene en cuenta su cultura, costumbres o por ejemplo, su tipo de dieta en el caso de haber catering en el evento.
8) Precavido
Como event planner siempre se tiene un plan A, B, C… ¿Qué pasa si el día del evento organizado al aire libre finalmente llueve? La improvisación no suele dar buenos resultados.
9) Comunicativo
Ser un buen comunicador es esencial. Más allá de ser sociable cara a cara, a menudo tendrá que contestar emails, llamadas, mensaje e incluso hacer uso de las redes sociales. Por lo que es imprescindible en un organizador de eventos saber comunicar y estar cómodo en este papel.
10) Dedicación
Si el sector de los eventos parece sacrificado o aburrido, es mejor orientar la carrera profesional hacia otro lado. ¡La pasión por lo que se hace es muy necesaria para mantener la motivación!
Y tú, ¿te sientes identificado con estas características? ¿Crees que falta algún rasgo más? ¡Cuéntanos! … y si además de cómo ser un buen organizador de eventos quieres unos tips para un evento exitoso ¡No te pierdas el siguiente post! > Cheklist para un evento de 10